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企业应收帐款内部控制探讨

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为加强企业内部控制,提高企业经营管理水平和风险防范能力,促进企业可持续发展,目前,大中型国有控股企业和上市公司均建立了内部控制体系,一方面满足外部监管的需求,另一方面满足自身发展的需要。

由于建筑产品的施工生产周期长,要占用大量的资金,因此建筑施工企业更需要严格的内部控制制度来防范企业风险,支撑整个业务活动。建筑施工企业在承接任务时,虽然大多约定合同总价,但在施工过程中,仍需经监理方、建设方按月(或形象进度,或控制界面等)完成的工程量计算各项费用,办理工程进度款的支付。因此,建筑施工企业有必要将已完成预算定额所规定的全部工序或工程内容的分部分项工程作为“已完工程”,及时与建设单位办理工程价款的中间结算,回收应收帐款,待工程全部竣工后再进行清算。由此可见,建筑施工企业加强工程结算的会计核算工作,准确计量已完工程的价款结算,及时收回工程价款,加强应收帐款内部控制极其重要。  

一、建筑施工企业应收账款现状与加强内部控制的必要性

1.应收帐款居高不下且呈增长趋势

建筑施工企业在日趋激烈的市场竞争中,为了实现持续经营、扩大市场份额,往往不得不以低价中标。完成施工项目需要一定的周期,在这个时间段内,双方按照合同约定办理结算。但是,办理结算的依据主要是项目的现场进度、施工质量等,这个进度却依赖于建设单位、监理等。即使等到工程竣工、验收合格后,甚至工程结算全部办理完成,工程款也不能全部收回,最终导致应收账款常年维持在高位,且不断攀升。

2.应收账款回收滞后且历时周期长

由于工程项目施工具有周期长、点多、面广等特点,建筑施工企业清收应收账款具有一定的管理难度。即使签订合同时已具体说明结算是按工程进度、按节点、按月结算,却往往受制于工程建设单位的工程计划、工程预算、工程结算等各种原因,造成应收款项收回滞后,甚至在工程完工后工程款仍长期拖欠。按合同预留的质量保证金则还要在竣工验收后1年、2年或5年等一定期限后才能收回。

3.应收账款回收责任不明确且考核不健全

建筑施工企业应收账款的回收往往与项目主要负责人息息相关。但随着施工项目的完工,项目部也随之解散或项目相关责任人调入新的项目部,应收账款的回收就处于无人负责状态。若重新安排人负责清收,有时候是形式上的催收和应付,致使许多应收账款时间一长就变成谁都不清楚的死帐、呆账,根本无法追回,变成坏账,最终造成损失。同时建筑施工企业大多缺少完善的应收账款考核制度,即使有也只是停留在形式上。

4.应收账款内部控制意识淡薄且制度缺失

建筑施工企业对工程款的回收程度重视远比不上对安全、质量、进度的重视程度。应收账款内部控制意识淡薄,且没有建立完善、科学、详细、可行的内部控制制度,缺乏必要的规章制度指导,在控制管理应收账款上存在很大的盲目性和随意性,导致应收账款风险时常发生。

二、加强建筑施工企业应收账款内部控制的对策?

(一)建立健全建筑施工企业应收帐款内部控制标准,完善执行满足内控标准的制度流程

1.建筑施工企业的日常生产经营管理主要通过制度和流程来实现,而内部控制标准是从风险管控的角度提出控制要求,这些要求需要通过制度流程中内部控制措施的有效运行来落实,所以建筑施工企业必须建立内部控制标准。在制定内部控制标准时,一方面应对企业内部一些已被实践证明行之有效的管控要求和措施进行总结和提炼,使之成为企业,特别是集团型企业统一的准则,“统一要求、统一语言”;另一方面应适度前瞻,按照公司治理、监管机构的要求,提出规范化的控制目标和具体要求。

2.建筑施工企业应建立健全符合企业自身发展需求的应收帐款内部控制标准,应收帐款内部控制标准主要应包含:应收帐款的确认、对账、账龄分析、催收、款项回收、坏账计提、冲销以及对应收帐款清欠情况的考核等。还应建立、完善和执行满足应收帐款内部控制标准的政策、制度、流程、方法、工具、手段等。

3.建筑施工企业还应积极落实应收帐款内控标准以及开展内控自评价工作,发现内控缺陷或是执行不到位的情况。对于执行不到位,企业可以根据实际情况,完善相关职能,提高清收人员素质,加强执行力度,并通过检查、考核等方式进行监督;对于设计的缺陷,一般需要企业修改和补充相应的制度、规范业务流程。

(二)牢固树立“现金为王”理念,加强应收账款的回收

1.企业的现金流量是企业赖以生存和发展的最重要基础,建筑施工企业由于建筑产品的固定性带来施工生产的流动性,需要分级核算,管理难度加大;施工生产周期长,常常需要跨年施工,要占用大量的资金,由此决定了企业现金流、资金链条的重要性,因此,必须牢固树立“现金为王”、“资本经营”的理念,加强对工程价款结算的会计核算,加强应收账款的回收。

2.应收帐款的控制目标至少应包含确保应收账款财务核算依据符合企业会计制度、企业会计建造合同准则的合法性;还要保证与建设方、监理方对工程价款结算单的合理性;以及应收帐款数据确认的准确性、真实性;加大催收力度,确保应收帐款的及时回收,应定期或适时对应收帐款进行账龄分析,分类管理,对超过账龄实行重点管理,最大程度防止、减少坏账损失的发生可能性。

(三)确定企业应收帐款的信用政策,加强建筑施工项目合同风险控制

1.建筑施工企业在市场营销过程中,务必对建设方的相关财务状况、可能影响建设方的付款能力、付款的经济环境、及时支付现款的能力、以往的信誉及可靠度进行实地调研。必要时还应积极寻求建筑施工企业自身开户银行、会计师事务所等中介机构了解建设方的情况,并建立建设方诚信档案,进行信用等级评定,并视市场变化进行动态管理。

2.开展应收帐款预算管理,充分了解各建设方信用情况,结合企业自身的年度营销策略,以及风险偏好、风险容忍度,对成本与收益相比较的基础上,制定企业适宜的信用标准,确定企业愿意承担的最大的付款风险的金额;依据各建设方实现的产值收入规模,制定相应的信用政策,并依据对建设方实行动态评定的信用等级,及时修改信用政策。

3.加强建筑施工项目合同的风险控制。使用合同范本时,若需要修改合同标准条款,则需会商法律专业人员。如果不能使用公司标准合同范本,需经法律部门或相关专业人员审核后,方能签署。同时还应严格遵照规定的授权审批权限和程序执行合同审批,确保合同的权利义务表述清晰、价格条款描述准确,确保应收帐款回收合理合法,有根有据。

(四)借鉴国际先进项目管理模式催收,做好应收帐款内部控制审计

1.建筑施工企业应结合企业实际,借鉴国际先进项目管理模式,建立应收账款管理模板,对于每笔应收帐款可作为一个项目进行管理,实行项目计划管理:确定项目任务说明书、工作分解结构、责任分解矩阵、网络计划工作表、风险评估、风险应对计划、过程检查控制等,实行动态催收。

2.应收帐款的回收涉及到项目部和市场开拓、成本结算、工程质量、财务甚至法律事务部门等,建筑施工企业应建立跨部门的项目管理模式,将应收帐款回收过程中相应的职能进行分解,分配到各相关职能部门,并按应收帐款性质确定主责部门,并实行项目考核制度。

3.建筑施工企业管理层对于应收帐款管理,还应组织实施内部控制审计,通过内部控制审计,及时发现和解决存在的问题,还可以针对应收帐款内部控制,实行专项效能监察,以达到“管理的再管理”、“监督的再监督”的目的。

(五)建立健全应收帐款回收组织机构,注重应收账款日常管理的内部控制

1.建立健全应收帐款回收组织机构,明确工作职责。由于建筑施工企业需要以项目为主体进行施工、分项目核算,所以企业及子分公司、项目部各层级都应结合本单位实际情况,建立清欠工作目标责任制,并依照责任对象的不同分别采取不同的考核形式,同时将考核结果与年度目标考核挂钩。始终坚持项目经理是工程款回收的第一责任人,并确定日常回收责任人和经办人,对应收账款项目实行谁主管、谁经办、谁负责,并且要坚持“专人负责”的原则。

2.加强应收账款台账管理,对应收账款按已竣工已结算、已竣工未结算、在建项目进行分类管理。应收帐款台账应该按照每项合同进行设立,建筑施工企业财务部门应于工程项目合同签订或应收账款发生时即建立台账,并在施工过程中及时编写、完善详细反映应收账款的发生、增减变动、余额及其账龄等财务信息,按月分析应收账款管理情况,及时预警,坚持“台帐管理”原则。

3.建立回收过程沟通制度,确保处于受控状态。在应收帐款回收过程中,相关职能部门的信息要做到及时共享,遇到困难做到及时提请相关责任部门和人员采取相应措施,扫清回收过程存在的企业障碍。如确实存在施工质量缺陷、交工资料不齐全等情况,就必须要分析自身原因,及时进行整改;如果遇到建设方由于主观原因不愿付款,而随便找个理由予以推迟付款,无理拒付,应及时沟通,沟通无效时可采用停工、延期交付、行使留置权等方式,减少应收帐款损失,坚持“过程沟通”原则。

4.建立应收帐款催收奖惩机制,签订应收帐款回收责任状,对在催收账款中做出贡献的人员,根据应收账款的账龄、回收的难易程度及收回款额的多少,给予适当的奖励。同时要对因管理不善、责任心不强导致造成应收帐款难以回收、无法回收、给企业财产带来损失的人员,应严格按照企业内部责任追究办法,实行追责,坚持“奖惩结合”原则。

(六)采取灵活多样的收账方式方法,必要时善于运用法律武器

1.不断提高应收帐款清收人员的回收意识,养成回收期限前事前提醒、预约,到期日专程登门催收的习惯。在回收过程要坚定收款信念,理直气壮。针对不同的应收帐款项目,不同的欠款原因,区分是否超过信用期限,可采用不同的收款方法,如电话、电传、催告函、律师函、上门交涉、诉诸法律等方法。对于账龄较长的应收帐款,也可考虑以低于债务账面价值的现金清偿债务;以非现金资产清偿债务;债务转为资本;修改其他债务条件等债务重组进行清偿。

2.对于长期无法收回的应收帐款、或者建设方信用发生变故的应收帐款,可以考虑创新应收帐款管理方式,通过银行实行应收帐款保理,以减少坏账损失,提高收款能力。但同时要考虑应收帐款保理的额度,恰当选择无追索权保理、有追索权保理、折扣保理等保理方式,减少不必要的保理费用。

3.对于不诚信的、恶意拖欠的建设方,注重原始资料、催收过程的证据材料的积累,包括工程施工合同、工程价款结算单、签证单、业务联系函件、传真、邮寄凭证等,关注诉讼时效有效期,勇敢拿起法律武器,通过诉讼程序寻求债权保护。

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